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¿Por qué utilizar Scrum en la Gestión de proyectos?

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Ramiro Moreno Barcia

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Comunicación y Marketing en Grupo Método
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Hoy en día la gestión de procesos y equipos es un valor fundamental para entender una organización con gran influencia en los resultados del negocio. Muchas empresas manejan cada departamento como si fueran partes independientes, sin tener en cuenta que una organización es un todo y no sólo la suma de sus partes, lo que conlleva a errores de planificación, conflictos, retrasos en los proyectos, sobrecostes que confluyen en la desmotivación de los equipos como consecuencia de una mala gestión.

Como contrapartida a las metodologías de gestión de proyectos tradicionales, en donde los métodos de trabajo son muy formales, y conllevan realizar una gran carga de trabajo de gestión generando una gran cantidad de documentación, surgen las metodologías ágiles, nuevos sistemas de gestión que se basan en dar respuestas a los problemas con los que se encuentran las metodologías tradicionales.

Son metodologías centradas en la iteración (repetición del proceso en ciclos breves, con la intención de alcancar el objetivo deseado), comunicación y en la reducción de elementos intermedios, fomentando la comunicación entre los miembros del equipo. Se reconocen a las personas como el principal valor para que un proyecto consiga terminarse de forma correcta. Las metodologías ágiles son más adecuadas cuando el entorno presenta una cierta incertidumbre o es cambiante.

Metodologías ágiles
Las metodologías ágiles son nuevos sistemas de gestión de proyectos, centradas en la brevedad de ciclos, la comunicación, las personas y la simplificación de procesos.

Metodología Scrum

Scrum es actualmente la metodología ágil más popular. Se basa principalmente en la premisa de ejecutar un proyecto en entregas parciales y regulares del producto. El desarrollo del producto se realiza de forma incremental y evolutiva, lo que resulta ideal en entornos dinámicos y cambiantes.

Scrum nos proporciona un marco de trabajo para soportar la innovación y permitir que equipos auto-organizados entreguen resultados de alta calidad en tiempos cortos.

Perfiles

En un equipo Scrum intervienen varios perfiles:

  • El Product Owner es la persona encargada del éxito del producto desde el punto de vista de los clientes. Define los objetivos del proyecto y se focaliza en maximizar la rentabilidad del producto.
  • El Scrum Master es el coach del resto del equipo y quién lo ayuda a alcanzar su máximo nivel de productividad para garantizar el cumplimiento de objetivos.
  • El Scrum Team está formado por todos los individuos necesarios para la construcción del producto en cuestión. Realiza un trabajo fundamental: persigue un objetivo común, con auto-gestión y una estructura auto-organizada .
  • Los Stakeholders son las personas a las que el proyecto les producirá algún beneficio (comerciales, dueños, directores).

Funcionamiento

El proceso de Scrum necesita una cantidad mínima de elementos para sacar adelante un proyecto. Comienza con la elaboración del Product Backlog, un listado que recoge características, funcionalidades y requerimientos del proyecto. El Product Backlog es mantenido y priorizado por el Producto Owner, sólo él puede agregar prioridades.

La segunda etapa es el Sprint Backlog, la lista de tareas que elabora el equipo. Se asignan tareas a cada persona y el tiempo que queda para terminarlas. De esta manera el proyecto se puede descomponer en unidades más pequeñas pudiéndose determinar en donde no se está avanzando e intentar solucionar el problema. Se crean ciclos breves para el desarrollo, las llamadas iteraciones, que en Scrum se conocen como “Sprints”.

Las reuniones son el otro pilar del proceso. Son la base para la comunicación y lograr un equipo ágil y multifuncional, lo que se consigue con el Sprint Planning Meeting, donde se priorizan las tareas a realizar en el Product Backlog. Se realizan al principio de cada Sprint para decidir que se va a realizar en él, asignando tiempo a cada una de ellas.

Diariamente se realizan reuniones en las que se comenta qué se hizo el día anterior, qué se va a hacer en el día y qué problemas se han encontrado. Se hace un seguimiento en el que se controla el cumplimiento de las tareas asumidas. Son las denominadas Daily Scrum.

Sin duda la metodología Scrum aporta grandes beneficios que repercuten en el conjunto de una organización.

Utilizar Scrum puede ser una gran ventaja competitiva: el equipo sabe lo que tiene que hacer cada día, si algo va mal, lo sabrá en unas semanas. De manera regular el equipo va mejorando y simplificando su manera de trabajar siendo autogestionado, y la comunicación y la adaptación a las diferentes necesidades son máximas, evitando la realización de tareas innecesarias y repetitivas.

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3 Comentarios

  1. Rosa
    17 mayo, 2017 en 18:36 — Responder

    Hola,
    Que opinión os merece este enfoque sobre el modelo teórico de estimaciones, etc.. (poker, etc) es valido al 100% para poder tener un ROI mas o menos rea. buscando información veo que en tecnoestrategia proponen una alternativa, que os parece?
    http://www.tecnoestrategia.com/blog/necesidad-de-un-roi-y-tco-en-las-inversiones-tecnologicas

      • Grupo Método
        18 mayo, 2017 en 09:37 — Responder

        Hola Rosa,

        La propuesta de TecnoEstrategia para calcular el modelo ROI de forma flexible nos parece interesante. Una de las características principales de la metodología Scrum es que mejora el retorno de la inversión o ROI mediante la reducción de costes, que es posible gracias a la inversión de tiempo, recursos y esfuerzo en lo que realmente aporta valor al negocio.

        La velocidad a la que se trabaja, la eliminación de mermas del proceso (evitando tareas que no son esenciales, errores y repeticiones) hace que los equipos trabajen más rápido, con mayor seguridad y a menor coste.

        Un saludo,
        Ramiro Moreno

          • Rosa
            18 mayo, 2017 en 21:20 — Responder

            Hola Ramiro,

            Gracias por la aclaración, ya había leído que el asunto del valor que percibe el cliente es de los puntos más importantes en scrum y por lo que veo en tecnoestrategia y lo que comentáis vosotros es algo realmente importante y clave.

            Sobre la aclaración del ROI y el modelo de como se consigue, ídem, gracias por el detalle.

            Gracias de nuevo me habéis aclarado algunos puntos que tenia claros pero no confirmados :-)

            Saludos¡¡

             

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